Что указать в ТЗ на корпоративные подарки: короткий бриф для мастерской

«Нужны подарки для команды, что-нибудь красивое, с логотипом». С такого сообщения можно начать разговор. Но чтобы посчитать заказ и сделать образец, нам понадобится ещё несколько деталей. Иначе красивое у каждого будет своё: один видит дуб, другой свечи, третий уже придумал мешочек цвета любимого корпоративного чата.

ТЗ на корпоративные подарки не обязано выглядеть как документ для строительства моста. Достаточно письма с ответами на вопросы ниже. Мы в Yummy работаем с компаниями по договору: вместе выбираем цвета, логотип и материалы, записываем техническое задание, делаем тестовое изделие и согласовываем итоговую версию.

Кому дарите и сколько нужно штук

Начните с получателей. Подарки сотрудникам, партнёрам и гостям события могут отличаться по составу и упаковке. Укажите примерный тираж и отдельно напишите, если нужны разные варианты. Например, один набор для команды и другой для партнёров.

Если точного количества пока нет, так и скажите. Диапазон полезнее фразы «на всех». Добавьте дату вручения и города доставки. Для Москвы и Петербурга отправка идёт из Самары, поэтому дорогу тоже надо поставить в календарь. Срок изготовления мы считаем под конкретную задачу, а не обещаем одинаковый для любого тиража.

Когда обсуждаем корпоративные подарки с логотипом, первые три цифры, которые помогают нам сориентироваться, - это тираж, ориентир по бюджету на один набор и дата, к которой всё должно быть у вас.

Партия деревянных изделий Yummy для компании с фирменными деталями — Для корпоративного заказа сначала согласовываем образец, а потом весь тираж.

Что именно должно быть в наборе

Приложите ссылку на вещь из каталога или фотографию, которая вам нравится. Потом опишите изменения: количество предметов, материал, цвет, размер, свечи, мешочки, упаковка. Если референса нет, расскажите, для какого случая нужен подарок и где человек сможет им пользоваться.

У нас был заказ, в котором привычный комплект подсвечников изменился почти целиком: три предмета вместо двух, чёрный цвет, медные трубки, мешочки с вышитым логотипом и свечи в цветах компании. Этот пример хорошо показывает, зачем записывать детали до образца. Слова «как у вас на фото, только немного иначе» прячут много работы.

Если выбираете корпоративные подарки ручной работы, укажите, какие детали обязательны, а где можно предложить варианты. Так нам проще сказать, что реально сделать в мастерской. Изделия из дуба мы делаем, с сосной не работаем.

Несколько деревянных изделий Yummy, подготовленных для оптовой партии — В партии важны и состав, и количество. Эти пункты лучше не оставлять на последний созвон.

Логотип: где, какого размера и в каком файле

Напишите, на чём должен быть знак компании: на самом изделии, мешочке или другом элементе набора. Приложите логотип в исходном файле и, если есть, фирменные цвета. Хорошо сразу отметить, какие изменения логотипа запрещены. Например, нельзя переставлять элементы или менять пропорции.

Способ нанесения обсудим под материал и изделие. Для ресторанов у нас бывали задачи с гравировкой и вышивкой, для компании из примера мы вышивали логотип на мешках. Это разные работы. Если логотипа ещё нет в подходящем файле, предупредите сразу: на этапе образца выяснять это грустнее.

Как принять образец без бесконечных правок

Выберите одного человека, который соберёт замечания от коллег и даст итоговое решение. В письме обозначьте, кто утверждает цвет, состав и логотип. Иначе можно получить три ответа: маркетинг просит сделать темнее, директор хочет светлее, а бухгалтерия уже ждёт счёт. Мы любим живое обсуждение, но образцу всё-таки нужен финальный вариант.

Тестовое изделие перед выпуском всей партии часто называют сигнальным образцом. Его показывают заказчику, чтобы согласовать готовую вещь, а не только картинку на экране. Проверьте состав набора, материал, цвет, место для логотипа и упаковку. После утверждения образец служит ориентиром для тиража. У вещей ручной работы небольшие различия неизбежны, поэтому отдельно отметьте детали, которые должны совпадать точно.

Если появились изменения, зафиксируйте их до запуска партии. Работаем по договору, поэтому договорённости о составе и сроках лучше держать в одном месте.

Гриша и Женя из мастерской Yummy рядом с деревянными заготовками — Гриша и Женя в мастерской. Здесь идея из письма превращается в вещь, которую можно проверить руками.

Короткий бриф, который можно скопировать

Не нужно ждать, пока заполнится каждая строка. Можно написать нам с тем, что уже известно, и уточнить остальное вместе.

Кому дарим и по какому поводу:
Примерный тираж и варианты набора:
Желаемая дата вручения и города доставки:
Ориентир по бюджету на один набор:
Изделие или референс из каталога:
Материал, цвет, размер и состав:
Где нужен логотип, исходный файл и фирменные цвета:
Кто утверждает образец:

С таким началом уже можно обсуждать подарки с логотипом компании на заказ. Напишите, что пока под вопросом. Мы поможем превратить список пожеланий в понятное ТЗ и скажем, какие решения нужно принять до изготовления образца.

Как выбрать корпоративный подарок, который не отправят в дальний ящик